Dokumentasi Alur Team Leader

Dokumen ini menjelaskan alur kerja role TEAM_LEADER pada aplikasi Delite Program Management.

1. Scope Team Leader

Team Leader hanya mengelola data yang berada di bawah team-nya.

Scope TL meliputi:

  • User Community Leader di team TL.
  • Community di team TL.
  • Partner store sesuai kota team.
  • Program yang ditugaskan ke CL di team TL.
  • Assignment CL di team TL.
  • Target CL di team TL.
  • Belanja/dropping CL di team TL.
  • Dokumentasi program untuk CL di team TL.
  • Report yang difilter ke data team TL.

Catatan:

  • TL tidak mengelola budget.
  • TL tidak menggunakan Selling Qty.
  • Dropping approved langsung dianggap sebagai achievement target.

2. Login dan Dashboard

  1. Buka /admin/login.
  2. Login sebagai Team Leader.
  3. Masuk ke Dashboard.
  4. Dashboard menampilkan ringkasan untuk scope team TL:
  • Program aktif.
  • Total belanja.
  • Achievement target.
  • Pending approval.
  • Belanja approved.
  • Dropping approved.
  • Evidence.
  • Reward.

3. Kelola User Community Leader

Menu: Management Data > User

TL dapat membuat dan mengubah user Community Leader untuk community di bawah team-nya.

Alur tambah CL:

  1. Masuk ke menu User.
  2. Klik Tambah User.
  3. Role otomatis dibatasi ke Community Leader.
  4. Pilih community yang berada di bawah team TL.
  5. Isi data user.
  6. Simpan.

Aturan:

  • TL tidak dapat membuat role admin lain.
  • TL tidak dapat membuat CL untuk community di luar team-nya.
  • Penghapusan user tetap dibatasi oleh rule aplikasi.

4. Kelola Master Data

4.1 Brand

Menu: Master Data > Brand

TL dapat manage brand sesuai akses aplikasi.

Alur:

  1. Buka Brand.
  2. Tambah atau edit brand.
  3. Simpan perubahan.

4.2 Produk

Menu: Master Data > Produk

TL dapat manage produk.

Alur:

  1. Buka Produk.
  2. Tambah atau edit produk.
  3. Pilih brand produk.
  4. Isi nama dan SKU jika ada.
  5. Simpan.

4.3 Community

Menu: Master Data > Community

TL dapat manage community di bawah team-nya.

Alur:

  1. Buka Community.
  2. Tambah community.
  3. Team otomatis terbatas pada team TL.
  4. Simpan.

4.4 Partner Store

Menu: Master Data > Partner Store

TL dapat input dan manage partner store sesuai kota team-nya.

Alur:

  1. Buka Partner Store.
  2. Klik Tambah Partner Store.
  3. Pilih kota yang sesuai scope team.
  4. Isi nama store.
  5. Simpan.

Partner store tidak terikat brand. Saat belanja/dropping, store aktif dapat dipilih tanpa dicocokkan dengan brand produk.

5. Kelola Program

Menu: Operasional > Program

TL dapat manage program sesuai akses yang diberikan aplikasi.

Alur:

  1. Buka Program.
  2. Tambah atau edit program.
  3. Pilih brand dan produk program.
  4. Pastikan status program aktif jika akan dipakai untuk assignment dan transaksi.
  5. Simpan.

Catatan:

  • Program tidak memakai budget.
  • Produk program menentukan pilihan produk pada target dan belanja/dropping.

6. Approval Program / Contract CL

Menu: Operasional > Approval Program

TL dapat approve contract community/CL untuk CL di team-nya.

Alur:

  1. Buka Approval Program.
  2. Pilih assignment CL.
  3. Review detail program, CL, target brand/product, dan dokumen contract.
  4. Pastikan brand pada contract sesuai target brand assignment.
  5. Klik approve jika data valid.

Aturan:

  • TL hanya dapat approve assignment CL dari team-nya.
  • Brand yang tampil pada approval dan contract mengikuti target brand yang dipilih, bukan semua brand di program.
  • CL baru dapat digunakan pada alur operasional setelah assignment approved.

7. Kelola Target CL

Menu: Operasional > Target

TL dapat membuat dan mengubah target untuk CL di team-nya.

Alur tambah target:

  1. Buka Target.
  2. Klik Tambah Target.
  3. Pilih program.
  4. Pilih CL di team TL.
  5. Pilih produk jika target per produk.
  6. Isi periode target.
  7. Isi target qty.
  8. Simpan.

Perhitungan achievement:

  • Achievement tidak diinput dari Selling Qty.
  • Achievement otomatis dihitung dari qty belanja/dropping yang sudah approved.
  • Jika dropping approved diedit, reject, atau delete, achievement akan dihitung ulang.

8. Belanja dan Dropping

Menu: Operasional > Belanja

TL dapat input belanja/dropping dan memilih CL yang melakukan belanja.

Alur input dropping:

  1. Buka Belanja.
  2. Klik Tambah Belanja.
  3. Pilih Program.
  4. Pilih Community Leader.
  5. Pilih Partner Store.
  6. Pilih Produk.
  7. Isi Quantity.
  8. Isi Total Belanja.
  9. Upload evidence:
  • Nota.
  • Foto Dropping.
  1. Klik Simpan.

Alur approval dropping:

  1. Buka daftar Belanja.
  2. Review transaksi CL.
  3. Review evidence nota dan foto dropping.
  4. Klik Approve jika valid.
  5. Setelah approved:
  • Stock produk bertambah.
  • Achievement target CL langsung bertambah sesuai qty.
  • Total belanja masuk KPI dan report.

Aturan penting:

  • Tidak ada budget belanja.
  • CL bebas belanja nominal berapa pun.
  • Dropping approved dianggap sebagai penjualan/achievement.
  • TL hanya dapat mengelola transaksi CL di team-nya.
  • Store bebas dipilih dari store aktif dan tidak terkait brand.

9. Stok Produk

Menu: Operasional > Stok Produk

TL dapat melihat stock produk untuk scope team-nya.

Catatan:

  • Stock masuk berasal dari belanja/dropping approved.
  • Selling Qty sudah dihapus, sehingga tidak ada input selling qty untuk mengurangi target.

10. Dokumentasi Program

Menu: Operasional > Dokumentasi Program

TL dapat upload dokumentasi program untuk CL di team-nya.

Kategori upload:

  • Foto Kontrak CL.
  • Dropping Product.
  • Rewarding CL.
  • Activation Event.
  • Selling Dokumentasi.

Alur upload:

  1. Buka Dokumentasi Program.
  2. Klik Upload Dokumentasi.
  3. Pilih Program / CL assignment.
  4. Upload file sesuai kategori.
  5. Gunakan tombol kategori yang jelas, misalnya:
  • Pilih File Dropping Product.
  • Pilih File Selling Dokumentasi.
  1. Upload bisa multiple file per kategori.
  2. Klik Simpan Dokumentasi.

Catatan:

  • Tidak ada select kategori.
  • Kategori sudah dipisahkan langsung di form.
  • Selling Dokumentasi dilakukan di menu Dokumentasi Program, bukan menu terpisah.

11. Reward

11.1 Reward Generated

Menu: Operasional > Reward Generated

TL dapat melihat reward yang terbentuk untuk CL dalam scope team.

Perhitungan:

  • Reward dihitung dari achievement target.
  • Achievement target dihitung dari qty dropping approved.

11.2 Approval Reward

TL dapat melakukan approval reward sesuai hak akses aplikasi.

Alur:

  1. Buka Reward Generated.
  2. Review achievement CL.
  3. Review status reward.
  4. Approve jika valid dan role memiliki akses.

12. Timeline

Menu: Operasional > Timeline

TL dapat melihat aktivitas operasional team dalam tampilan kalender:

  • Program.
  • Target.
  • Belanja/dropping.
  • Dokumentasi.
  • Reward.

13. Report untuk TL

13.1 Operational Report

Menu: Reports > Operational Report

Menampilkan data operasional team TL:

  • Target qty.
  • Achievement qty dari dropping approved.
  • Belanja approved.
  • Stock.
  • Dokumentasi.
  • Reward.

13.2 KPS Achievement

Menu: Reports > KPS Achievement

Menampilkan achievement mingguan berdasarkan qty dropping approved untuk team TL.

13.3 Closing Report

Menu: Reports > Closing Report

Menampilkan bukti closing per program dan CL:

  • Kontrak CL.
  • Dropping Product.
  • Rewarding CL.
  • Activation Event.
  • Selling Dokumentasi.
  • Application Receipt.

13.4 Evidence Report

Menu: Reports > Evidence Report

Menampilkan gallery evidence untuk data yang masuk scope team TL.

14. Alur End-to-End Team Leader

  1. Buat atau pastikan user CL tersedia.
  2. Buat atau pastikan community berada di team TL.
  3. Pastikan brand, produk, dan partner store tersedia.
  4. Buat atau update program jika diperlukan.
  5. Assign CL ke program.
  6. Review dan approve contract CL.
  7. Buat target CL.
  8. Input belanja/dropping:
  • Pilih CL.
  • Pilih program.
  • Pilih store.
  • Pilih produk.
  • Isi qty dan total belanja.
  • Upload nota dan foto dropping.
  1. Approve belanja/dropping.
  2. Sistem otomatis:
  • Menambah stock.
  • Mengupdate achievement target.
  • Mengupdate dashboard/report.
  1. Upload dokumentasi program:
  • Dropping Product.
  • Selling Dokumentasi.
  • Rewarding CL.
  • Activation Event.
  1. Monitor report:
  • Dashboard.
  • Operational Report.
  • KPS Achievement.
  • Closing Report.
  • Evidence Report.

15. Checklist Harian TL

  • Cek pending approval contract CL.
  • Cek pending belanja/dropping.
  • Pastikan evidence nota dan foto dropping lengkap.
  • Approve dropping valid.
  • Cek achievement target setelah approval.
  • Upload dokumentasi program sesuai kategori.
  • Monitor Operational Report dan KPS Achievement.

16. Aturan Penting

  • TL hanya bisa mengelola data team-nya.
  • Selling Qty sudah dihapus.
  • Dropping approved langsung mengurangi/memenuhi target.
  • Tidak ada budget program atau budget CL.
  • Total belanja tidak dibatasi budget.
  • Selling Dokumentasi ada di Dokumentasi Program kategori Selling Dokumentasi.
  • Evidence upload dipisahkan per kategori, bukan menggunakan select.