Dokumentasi Alur Admin

Dokumen ini menjelaskan alur kerja admin pada aplikasi Delite Program Management. Istilah "Admin" di dokumen ini mencakup role back-office seperti SUPER_ADMIN, DELITE_ADMIN_PROGRAM, DELITE_MANAGEMENT, DELITE_FINANCE, dan role viewer/auditor sesuai hak akses menu masing-masing.

1. Login dan Dashboard

  1. Buka halaman /admin/login.
  2. Login menggunakan akun admin.
  3. Setelah berhasil login, sistem mengarahkan user ke Dashboard.
  4. Dashboard menampilkan ringkasan operasional:
  • Program aktif.
  • Total belanja.
  • Achievement target.
  • Pending approval.
  • Belanja approved.
  • Dropping approved.
  • Evidence.
  • Reward.

Catatan:

  • Achievement target dihitung dari qty dropping/belanja yang sudah APPROVED.
  • Selling Qty sudah tidak digunakan.
  • Budget program dan budget CL tidak lagi menjadi komponen perhitungan belanja dan KPI.

2. Manajemen User

Menu: Management Data > User

Digunakan untuk mengelola akun aplikasi.

Alur umum:

  1. Masuk ke halaman User.
  2. Klik Tambah User.
  3. Isi nama, email, role, dan data terkait role.
  4. Simpan.
  5. Untuk mengubah user, klik tombol edit pada baris user.

Aturan penting:

  • SUPER_ADMIN dapat mengelola role lebih luas.
  • Team Leader hanya dapat membuat/mengubah user Community Leader di team-nya.
  • Penghapusan user dibatasi sesuai rule aplikasi dan relasi data.

3. Master Data

Menu: Master Data

Master data menjadi dasar untuk semua alur operasional.

3.1 Brand

Menu: Master Data > Brand

Alur:

  1. Tambah brand.
  2. Isi nama brand dan client jika diperlukan.
  3. Simpan.
  4. Brand dapat digunakan pada produk dan program.

3.2 Produk

Menu: Master Data > Produk

Alur:

  1. Tambah produk.
  2. Pilih brand.
  3. Isi nama produk dan SKU jika ada.
  4. Simpan.

Produk akan dipakai pada program, target, belanja/dropping, stock, dan report.

3.3 Client

Menu: Master Data > Client

Digunakan untuk mengelola client pemilik brand.

3.4 Kota

Menu: Master Data > Kota

Kota dipakai untuk mapping team dan partner store.

3.5 Team

Menu: Master Data > Team

Alur:

  1. Buat team.
  2. Pilih kota.
  3. Pilih user Team Leader.
  4. Simpan.

3.6 Community

Menu: Master Data > Community

Alur:

  1. Buat community.
  2. Pilih team.
  3. Simpan.

Community akan menjadi scope untuk Community Leader.

3.7 Partner Store

Menu: Master Data > Partner Store

Alur:

  1. Tambah partner store.
  2. Pilih kota.
  3. Isi nama store dan status aktif.
  4. Simpan.

Partner store digunakan saat input belanja/dropping dan tidak terikat brand.

4. Program

Menu: Operasional > Program

Program adalah payung kerja untuk brand, produk, CL, target, belanja, dokumentasi, reward, dan report.

Alur membuat program:

  1. Masuk ke menu Program.
  2. Klik Tambah Program.
  3. Isi nama program, periode, brand, dan produk aktif program.
  4. Simpan.
  5. Program dapat diedit selama masih sesuai rule akses.

Catatan:

  • Program tidak memakai budget.
  • Budget CL juga tidak dipakai.
  • Produk yang dipilih pada program menjadi pilihan untuk target dan dropping.

5. Approval Program / Assignment CL

Menu: Operasional > Approval Program

Assignment CL adalah proses menghubungkan Community Leader ke program.

Alur:

  1. Admin membuka menu Approval Program.
  2. Buat atau review assignment CL untuk program.
  3. Pilih CL yang akan ikut program.
  4. Tentukan target brand/product untuk CL jika diperlukan.
  5. Review dokumen contract CL.
  6. Approve assignment.

Aturan penting:

  • Brand pada approval dan dokumen contract mengikuti target brand yang dipilih, bukan semua brand di program.
  • CL hanya masuk scope operasional setelah assignment APPROVED.

6. Target

Menu: Operasional > Target

Target dipakai untuk mengukur achievement CL atau program.

Alur:

  1. Masuk ke menu Target.
  2. Klik Tambah Target.
  3. Pilih program.
  4. Pilih scope target:
  • Community Leader tertentu.
  • Produk tertentu atau semua produk sesuai kebutuhan.
  1. Isi periode target.
  2. Isi target qty.
  3. Simpan.

Perhitungan achievement:

  • Achievement otomatis bertambah ketika belanja/dropping sudah APPROVED.
  • Qty yang dihitung adalah qty produk pada transaksi dropping.
  • Jika dropping approved diedit/reject/delete, achievement target dihitung ulang.

7. Belanja dan Dropping

Menu: Operasional > Belanja

Belanja/dropping adalah transaksi operasional yang mencatat produk didropping ke CL. Pada sistem saat ini, dropping dianggap sebagai produk terjual untuk achievement target.

Alur submission:

  1. Masuk ke menu Belanja.
  2. Klik Tambah Belanja.
  3. Pilih program.
  4. Pilih Community Leader.
  5. Pilih partner store.
  6. Pilih produk.
  7. Isi quantity.
  8. Isi total belanja.
  9. Upload evidence:
  • Nota.
  • Foto Dropping.
  1. Simpan.

Alur approval:

  1. Admin/TL membuka daftar Belanja.
  2. Review detail transaksi dan evidence.
  3. Klik Approve jika valid.
  4. Setelah approved:
  • Stock produk masuk.
  • Finance journal realisasi belanja dibuat.
  • Achievement target langsung bertambah sesuai qty dropping.
  1. Jika tidak valid, klik Reject.

Catatan:

  • Tidak ada validasi budget.
  • CL bebas belanja dengan nominal berapa pun.
  • Store bebas dipilih dari store aktif dan tidak dicocokkan dengan brand produk.
  • KPI dashboard menghitung total belanja, bukan budget.

8. Stok Produk

Menu: Operasional > Stok Produk

Menampilkan ledger stock berdasarkan transaksi approved.

Aturan:

  • Belanja/dropping approved menambah stock masuk.
  • Selling Qty sudah tidak dipakai sebagai pengurang stock.
  • Stock digunakan sebagai catatan distribusi produk, bukan sebagai gate untuk selling qty.

9. Dokumentasi Program

Menu: Operasional > Dokumentasi Program

Digunakan untuk upload evidence program per assignment CL.

Kategori dokumentasi:

  • Foto Kontrak CL.
  • Dropping Product.
  • Rewarding CL.
  • Activation Event.
  • Selling Dokumentasi.

Alur upload:

  1. Masuk ke Dokumentasi Program.
  2. Klik Upload Dokumentasi.
  3. Pilih Program / CL assignment.
  4. Upload file pada kategori yang sesuai.
  5. Setiap kategori memiliki tombol Pilih File [Kategori].
  6. File dapat multiple.
  7. Klik Simpan Dokumentasi.

Catatan:

  • Tidak ada select kategori tunggal.
  • Kategori dipisahkan langsung di form.
  • File masuk ke Closing Report sesuai kategori.

10. Reward

10.1 Reward Rule

Menu: Operasional > Reward Rule

Digunakan untuk mengatur rule reward.

Alur:

  1. Buat reward rule.
  2. Pilih program.
  3. Isi minimal achievement.
  4. Isi nominal reward.
  5. Simpan.

10.2 Reward Generated

Menu: Operasional > Reward Generated

Digunakan untuk melihat reward yang dihasilkan berdasarkan target achievement.

Alur:

  1. Generate reward eligibility.
  2. Sistem menghitung achievement dari qty dropping approved.
  3. Reward muncul jika achievement memenuhi rule.
  4. Admin yang berwenang dapat approve payout sesuai role.

10.3 Reward Documents

Menu: Operasional > Reward Documents

Digunakan untuk melihat dokumen reward atau evidence reward.

11. Finance Journal

Menu: Operasional > Finance Journal

Alur:

  1. Finance melihat jurnal otomatis dari belanja approved.
  2. Finance dapat membuat jurnal manual sesuai hak akses.
  3. Jurnal realisasi belanja dibuat ketika belanja/dropping di-approve.
  4. Jika transaksi approved direject/delete, jurnal terkait dihapus/diupdate sesuai action.

12. Timeline

Menu: Operasional > Timeline

Timeline menampilkan aktivitas program, target, belanja, dokumentasi, dan reward dalam tampilan kalender.

13. Reports

13.1 Operational Report

Menu: Reports > Operational Report

Menampilkan ringkasan operasional per program/team/community/CL/product:

  • Target qty.
  • Achievement qty dari dropping approved.
  • Nilai belanja.
  • Stock.
  • Dokumentasi.
  • Reward.

Export tersedia melalui tombol Export Excel.

13.2 KPS Achievement

Menu: Reports > KPS Achievement

Menampilkan achievement mingguan berdasarkan qty dropping approved.

13.3 Closing Report

Menu: Reports > Closing Report

Menampilkan bukti closing per program dan CL berdasarkan kategori evidence:

  • Kontrak CL.
  • Dropping Product.
  • Rewarding CL.
  • Activation Event.
  • Selling Dokumentasi.
  • Application Receipt.

13.4 Evidence Report

Menu: Reports > Evidence Report

Menampilkan gallery evidence lintas transaksi dan dokumentasi.

14. Settings

Menu: Settings > Pengaturan

Digunakan untuk mengatur konfigurasi aplikasi, seperti profil company, format dokumen, upload, dan konfigurasi umum.

15. Alur Operasional End-to-End Admin

  1. Siapkan master data:
  • Brand.
  • Produk.
  • Kota.
  • Team.
  • Community.
  • Partner Store.
  • User TL/CL.
  1. Buat program dan pilih brand/product.
  2. Assign CL ke program.
  3. Review contract CL.
  4. Approve assignment CL.
  5. Buat target CL.
  6. Input atau review belanja/dropping.
  7. Approve belanja/dropping.
  8. Sistem otomatis:
  • Menambah stock.
  • Membuat finance journal.
  • Mengupdate achievement target.
  1. Upload dokumentasi program sesuai kategori.
  2. Generate reward jika achievement memenuhi rule.
  3. Review report:
  • Dashboard.
  • Operational Report.
  • KPS Achievement.
  • Closing Report.
  • Evidence Report.

16. Aturan Penting

  • Selling Qty tidak digunakan.
  • Dropping approved dianggap sebagai achievement/penjualan.
  • Budget program dan budget CL tidak digunakan.
  • Nominal belanja bebas, tidak dibatasi budget.
  • Brand pada contract CL mengikuti target brand assignment.
  • TL hanya melihat dan mengelola data dalam scope team-nya.
  • Dokumentasi selling dilakukan melalui Dokumentasi Program kategori Selling Dokumentasi.